Jak długo przechowywać paragony i faktury w UK
Aktualizacja: 14.07.2026 · 6 min czytania
Krótka odpowiedź: jako samozatrudniony musisz przechowywać dokumenty księgowe (faktury, paragony, wyciągi, zestawienia CIS) przez co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania — czyli po 31 stycznia. W praktyce oznacza to prawie 7 lat od najstarszych zakupów w danym roku podatkowym. Forma jest dowolna: HMRC akceptuje zarówno papier, jak i czytelne kopie cyfrowe.
Ile dokładnie lat — na przykładzie
Rozliczasz rok podatkowy 2025/26 (6 kwietnia 2025 – 5 kwietnia 2026). Termin złożenia online mija 31 stycznia 2027, więc dokumenty z tego roku trzymasz co najmniej do 31 stycznia 2032. Paragon ze Screwfixa z maja 2025 musi więc przeżyć prawie 7 lat.
Co musisz przechowywać
- Faktury i paragony za wszystkie koszty firmowe
- Faktury sprzedażowe / dowody przychodu
- Wyciągi bankowe konta używanego w działalności
- Zestawienia CIS (payment and deduction statements) — budowlanka
- Dokumenty VAT, jeśli jesteś zarejestrowany
- Ewidencję przebiegu, jeśli rozliczasz mileage
Papier czy skan? HMRC akceptuje cyfrowe
HMRC dopuszcza przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej — zdjęcie lub skan czytelnej faktury jest pełnoprawnym dowodem, a papierowy oryginał można wtedy wyrzucić (poza nielicznymi wyjątkami, np. dokumentami z potrąconym podatkiem u źródła). Warunek: kopia musi być kompletna i czytelna, także po latach.
To ważniejsze, niż się wydaje: paragony termiczne (Screwfix, stacje paliw, supermarkety) blakną po kilkunastu miesiącach. Papierowy „oryginał", który po 3 latach jest białą karteczką, nie udowodni niczego — zdjęcie zrobione w dniu zakupu tak.
Co grozi za braki w dokumentacji
Przy kontroli HMRC może odrzucić koszty bez dowodów (zapłacisz wyższy podatek z odsetkami), a za niedopełnienie obowiązku przechowywania dokumentacji przewidziana jest kara do £3,000. W praktyce najczęstsza „kara" jest cichsza: ludzie po prostu gubią paragony i sami zawyżają swój podatek, nie odliczając kosztów, które ponieśli.
Jak to ogarnąć bez segregatorów
Najprostszy nawyk: zdjęcie paragonu od razu po zakupie albo przekazanie faktury mailem na swój prywatny adres w systemie. Dane (sprzedawca, kwota, VAT, data) odczytają się same, plik zostaje bezpiecznie zarchiwizowany na wymagane lata, a najważniejsze dokumenty możesz dodatkowo zamknąć w Sejfie — nie usuniesz ich przypadkiem.
Miej wszystkie faktury w jednym miejscu — bez segregatorów.
Prześlij fakturę mailem albo zdjęciem, a Twój księgowy zobaczy je na bieżąco.
Zacznij za darmoNajczęstsze pytania
Jak długo trzymać paragony jako self-employed w UK?+
Co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania (31 stycznia). Dla roku podatkowego 2025/26 — do 31 stycznia 2032.
Czy HMRC akceptuje skany i zdjęcia paragonów?+
Tak. Czytelna kopia cyfrowa jest pełnoprawnym dowodem i papierowy oryginał można zwykle wyrzucić. Wyjątkiem są nieliczne dokumenty, np. z podatkiem potrąconym u źródła.
Co jeśli zgubiłem paragon?+
Spróbuj uzyskać duplikat od sprzedawcy albo udokumentuj wydatek inaczej (wyciąg bankowy + notatka). Przy braku dowodu HMRC może koszt zakwestionować.
Czy wyciągi bankowe wystarczą zamiast paragonów?+
Wyciąg pokazuje płatność, ale nie zawsze co kupiłeś i ile wyniósł VAT. Traktuj go jako wsparcie, nie zamiennik faktury czy paragonu.
Jaka kara grozi za brak dokumentacji?+
HMRC może nałożyć karę do £3,000 za niedopełnienie obowiązku przechowywania dokumentacji oraz odrzucić nieudokumentowane koszty przy kontroli.
Zobacz też
To poradnik informacyjny, a nie porada podatkowa. Przepisy i kwoty się zmieniają — aktualne zasady sprawdzisz na gov.uk (HMRC). W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.