Faktura w UK — co musi zawierać

Aktualizacja: 14.07.2026 · 6 min czytania

W UK faktura (invoice) nie ma jednego urzędowego wzoru, ale ma obowiązkowe elementy: unikalny numer, datę, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru/usługi i kwotę. Jeśli jesteś zarejestrowany do VAT, dochodzą wymogi faktury VAT: Twój numer VAT, data sprzedaży (tax point), kwoty netto, stawka i kwota VAT.

Faktura zwykła (sprzedawca bez VAT) — minimum

  • Słowo „Invoice" i UNIKALNY numer (kolejny, bez dziur w numeracji)
  • Twoja nazwa/imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe
  • Nazwa i adres nabywcy
  • Data wystawienia
  • Opis towarów/usług (co, ile, w jakiej cenie)
  • Kwota do zapłaty i termin płatności
  • Dane do przelewu (sort code, numer konta)

Faktura VAT — dodatkowe wymogi

  • Twój numer VAT (GB…)
  • Data dostawy/wykonania usługi (tax point), jeśli inna niż data faktury
  • Cena jednostkowa netto
  • Stawka VAT przy każdej pozycji i suma VAT
  • Rozbicie: netto + VAT = brutto
  • W budowlance B2B często adnotacja o domestic reverse charge — wtedy VAT rozlicza nabywca

Sole trader: czy podawać UTR?

Nie ma takiego obowiązku na fakturze. Jako sole trader wystawiasz fakturę pod własnym nazwiskiem (możesz dodać nazwę handlową, np. „Jan Kowalski trading as JK Builders"). UTR podajesz kontraktorowi do weryfikacji CIS, ale nie musi widnieć na fakturze.

Terminy płatności i odsetki

Standard rynkowy to 14–30 dni („Payment terms: 30 days"). Przy braku ustaleń obowiązuje ustawowe 30 dni. Za przeterminowane faktury B2B możesz naliczyć ustawowe odsetki (8% + stopa Bank of England) i rekompensatę — sama wzmianka o tym na fakturze potrafi zdyscyplinować płatnika.

Przechowuj kopie — swoje i kosztowe

Kopie faktur sprzedażowych to Twoja dokumentacja przychodu — obowiązują te same okresy przechowywania, co przy kosztach (min. 5 lat po 31 stycznia). Trzymaj je cyfrowo w jednym miejscu; faktury kosztowe od dostawców wystarczy przesłać mailem lub sfotografować, a system odczyta z nich dane do rozliczenia.

Miej wszystkie faktury w jednym miejscu — bez segregatorów.

Prześlij fakturę mailem albo zdjęciem, a Twój księgowy zobaczy je na bieżąco.

Zacznij za darmo

Najczęstsze pytania

Czy faktura w UK musi mieć numer?+

Tak — unikalny i kolejny (numeracja bez dziur). To jeden z podstawowych wymogów HMRC.

Czy sole trader może wystawiać faktury bez VAT?+

Tak — jeśli nie jest zarejestrowany do VAT, wystawia zwykłe faktury i NIE dolicza VAT do cen. Nie wolno mu też wykazywać VAT na fakturze.

Co to jest tax point na fakturze VAT?+

Data sprzedaży/wykonania usługi dla celów VAT — decyduje, do którego okresu VAT trafia transakcja. Jeśli różni się od daty wystawienia, musi być podana.

Jak długo przechowywać kopie wystawionych faktur?+

Tak jak resztę dokumentacji: co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania (31 stycznia); przy VAT — zgodnie z wymogami MTD, cyfrowo.

Zobacz też

VAT w UK dla samozatrudnionych — kiedy się zarejestrować i co dalejJak długo przechowywać paragony i faktury w UK

To poradnik informacyjny, a nie porada podatkowa. Przepisy i kwoty się zmieniają — aktualne zasady sprawdzisz na gov.uk (HMRC). W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym.